草加市長への手紙を8月11日に発送しました。
- 草加市長への手紙という制度
- 市民の市政に関する提案を広く聴くことにより、市と市民とによる市政運営を推進する制度。
- 市内の各公共施設に配置してある所定の手紙に記入し、切手不要で送付することができます。
草加市長への手紙の概略。情報公開請求で開示された文書に、日付の無い請求書が添付されていました。所管課は、教育総務部指導課と谷塚文化センターです。また、請求金額が空欄の請求書を子ども育成課が発行していました。一部の部署にとどまらず、この数か月に起きた出来事です。市役所全体で同様な例があるかどうか調査し、原因を究明しないと、再発防止の対策がとれないと思います。よって、草加市長への手紙を発送し、市役所全体の調査をお願いしました。
草加市長への手紙に同封した資料画像
市役所外の方は背景が判り難いので、重複しますが説明をします。
資料１。情報公開請求で開示された公文書（草教指 第583号）に添付されていたもの。公文書ですから、草加市長の決済を受けています。日付無しの請求書を受け取る事は、日常的に起きていると、推察されます。
資料２。情報公開請求で開示された公文書（草谷文 第28号）に添付されていたもの。谷塚文化センターが、日付の無い請求書を受け取った時と、それを公文書に添付し草加市長の決済を受けた時の二度のチェックの機会があったにもかかわらず、素通りしてしまいました。受付印を間違えて二度押してます。
資料３。放課後子ども教室ハッピーで、６月３０日に撮影されたもの。児童サポーターは、1回当たり2,000円の謝礼が支給されます（草加市放課後子ども教室推進事業実施要綱 別表第2）。６月は４回分で8,000円です。７月分の活動は確定していないので、請求額は空欄です。この状態で、サポーターは請求印を押して、子ども育成課に提出するという制度になっています。
草加市長への手紙の全文
bloggerブログのため、見出しタグ等を使い、環境依存文字を避けた表現になっていますが、内容は8月11日に発送した草加市長への手紙と同じです。
件名
日付の無い請求書と請求額の無い請求書について。以下、内容。
事実関係（添付資料）
- 令和4年 草教指 第583号に添付された日付の無い請求書。
- 令和4年 草谷文 第28号に添付された日付の無い請求書。しかも日付の違う受領印が押されています。
以上２つは、日付の無い請求書を受け取った時と、それを公文書に添付した時の二度のチェックの機会があったにもかかわらず、素通りしてしまいました。 - 令和4年6月末に配布された放課後子ども教室の謝礼金の請求書。
6月分は請求額が確定しているので、金額が明記されています。7月分は請求額が確定していないので、金額が空欄のまま、請求印を押すようになっています。不適切な手続きです。
所管課は、教育総務部指導課、谷塚文化センター、子ども育成課で、一部の部署にとどまらず、この数か月に起きた出来事です。行政の信頼性を傷つけています。
草加市文書管理規則 第4条2
庶務課長は、文書等の管理事務を適正かつ円滑に処理するため、課長及び施設長(以下「課長等」という。)に対し、必要な指導を行うことができる。この場合において、必要があると認めるときは、実態を調査し、若しくは報告を求め、又はその処理に関し改善の指示をすることができる。
提案
- 前述の１～３の事案に限らず、同様な事がないかどうか市役所全体を調査し、適正な管理の指導をお願いします。
- 草加市文書管理規程、草加市例規集全体を見ても、このような事を防止する条文がないようなので、新たな規則を作る事を提案します。
総務部庶務課からの回答
「前述の事案に限らず、同様な事がないかどうか市役所全体を調査し、適正な管理の指導をお願いします。」
本件については、全庁宛に「事業者等から提出のあった請求書について、請求日が記載されていることを確認していただくとともに、事業者に対し、請求書には、請求日を必ず記載する旨を依頼していただきますようお願いする」旨の通知を発出しました。
「草加市文書管理規程、草加市例規集全体を見ても、このような事を防止する条文がないようなので、新たな規則を作る事を提案します。」
本市では、市の機関の文書等の管理を適正かつ統一的に行なうため、市の機関の文書等の管理に関して必要な事項を定めることを目的として草加市文書管理規則を定めております。（後略）
総務部庶務課からの回答のおかしなところ
- 回答では、「前述の事案に限らず」と、「１～３」が意図的に省かれています。ですが、続く文では日付の無い請求書について触れていますから、３の「請求額の無い請求書」を隠す意図があるのでしょう。
- 「市の機関の文書等の管理に関して必要な事項を定める」定めていないから、不祥事が起きているのです。なので、新たな規則を定める事が必要なのです。
資料３の請求額の無い謝礼金の請求書
回答では、請求額の無い謝礼金の請求書について触れていません。「請求日を必ず記載する旨を依頼していただきますようお願いする」旨の通知はしても、「請求額の無い請求書はださないように」という通知はしていないようです。
6月30日時点では、7月分の請求額が未定なので、金額が空欄のまま、請求印を押すようになっています。これは不正な手続きです。
6月30日時点で、6月分の請求額が確定しているので、金額に8000円と記入され、請求印を押すようになっています。これが正常な手続きです。
「請求額の無い請求書」は、単なるうっかりミスではなく、意図的なものです。それが、総務部庶務課が「請求額の無い請求書」に触れたがらない理由です。